Tally.ERP9இல் PDF வசதி [Part-2]

இப்போது Tally.ERP9 மூலம் எந்த ஒரு ரிப்போர்ட்டையும் நீங்கள் PDF
(Portable Document Format)
ஆக மாற்றி கொள்ளலாம்.
PDF என்பது ஜெராக்ஸ் காபி போன்றது என்றாலும் அதில் யாரும் எந்த வித மாற்றமோ திருத்தமோ செய்ய இயலாது.
பாஸ்வேர்டு போட்டு மற்ற யாரும் பார்க்காதபடி யாருக்கும் நீங்கள் தைரியமாக மின்னஞ்சல் அனுப்பலாம்.
அவ்வளவு ஏன் உங்களுக்கு தேவையான கம்பெனியின் முக்கிய ரிபோர்ட்களை நீங்கள் PDF ஆக மாற்றி பென் டிரைவில்
( PEN DRIVE ) COPY செய்து வைத்து கொண்டால் அந்த PDF பைலை நாம் எங்கேயும் எப்போதும் பயன்படுத்தலாம்.

பிரபல வெளிநாட்டு வங்கிகளான CITI BANK , HDFC BANK போன்றவை கூட தனது வாடிக்கையார்களுக்கு மாதந்திர ஸ்டேட்மெண்டை வேறு யாரும் திறந்து பார்க்காதபடி பாஸ்வேர்டு போட்டு தான் மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறார்கள்.
OK நண்பர்களே.
Tally.ERP9 மூலம் எப்படி இன்வாயிஸ் காபி மற்றும் வேறு ரிப்போர்ட்ககளை மின்னஞ்சலில் PDF பைலாக அனுப்புவது என்று பார்ப்போம்.


வழக்கமாக நம்முடைய வெளிமாநில வியாபாரிகள் திடீரென பில் காபி கேட்டால் என்ன செய்வோம்.
1) பில்லை ஜெராக்ஸ் எடுத்து கொரியரிலோ தபாலிலோ அனுப்புவோம்.

அல்லது

2) பில்லை ஜெராக்ஸ் எடுத்து FAX அனுப்புவோம்.

அல்லது

3) பில்லை SCAN செய்து மின்னஞ்சலில் அனுப்புவோம்.

XEROX , FAX , SCANNER எதுவும் தேவையில்லை.
Tally.ERP9 உங்களிடம் இருந்தால் போதும்.
வேலை சுலபமாகி விடும்.
நீங்கள் Tally.ERP9 மென்பொருளை பயன்படுத்துபவராக இருந்தால் உங்கள் வெளிமாநில வாடிக்கையாளர்க்கு BILL COPY அனுப்புவது மிகவும் எளிதாகிவிடும்.

இந்த முறையில் அனுப்புவதால் நமது நேரமும் செலவும் மிச்சமாகும்.
உதாரணத்திற்கு டேலி.ஈஆர்பி9 மூலம் இன்வாய்ஸ் பில் காபியை
( INVOICE BILL COPY ) எப்படி PDF பைலாக மாற்றி வெளிமாநில வியாபாரிக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவது என்று பார்ப்போம்.


உங்கள் Tally.ERP9இல் ஏதாவது ஒரு கம்பெனியை ஓபன் செய்யுங்கள்.


டிஸ்பிளே மெனுவில் Account Bookஇல்
Sales Registerஐ ஒபன் செய்யுங்கள்.


F2ஐ அழுத்தி குறிப்பிட்ட தேதியில் ஏதாவது ஒரு சேல்ஸ் இன்வாய்ஸ் வவுச்சரை செலக்ட் செய்யுங்கள்.


இப்போது
ALT+E என்ற சார்ட்கட் கீயை அழுத்துங்கள்.

OK.

இப்போது
Esc பட்டனை அழுத்துங்கள்.


FORMAT என்ற வரிக்கு சென்றால் 6 விதமான FORMAT இருக்கும்.
அதில் PDF என்ற பார்மெட்டை தேர்வு செய்துவிட்டு மற்றவற்றிற்கு
OK செய்து பாருங்கள்.


இப்போது TALLY திரையை மினிமைஸ் செய்து டெஸ்க்டாப்பிற்கு வாருங்கள்.

Tally.ERP9 என்ற ஐகானை ( ICON ) ரைட்கிளிக் செய்யுங்கள்.


கடைசியாக இருக்கும் PROPERTIES என்பதை அழுத்துங்கள்.

இப்போது PROPERTIES கட்டத்தின் கீழே
FIND TARGET என்பதை அழுத்துங்கள்.


உங்களுக்கு தேவையான பில் காபி PDF பார்மெட்டில் இருக்கும்.


அதை மின்னஞ்சலில் இணைத்து பார்ட்டிக்கு அனுப்பலாம்.


பில் காபி மட்டுமல்ல
PROFIT& LOSS,
TRIAL BALANCE,
BALANCE SHEET
என அனைத்து வித ரிப்போர்ட்களையும் PDF ஆக மாற்றி பயன்படுத்தலாம்.

Tally.ERP9இல் PDF வசதி [Part-1]

இப்போதெல்லாம் வங்கியில் சேமிப்பு கணக்கு வைத்திருப்பவர்கள் யாரும் பணம் எடுக்க பெரும்பாலும் வங்கிக்கு சென்று டோக்கன் வாங்கி மணிக்கணக்கில் காத்திருப்பதில்லை.

சேமிப்புக் கணக்கு வைத்திருப்பவர்கள் அனைவருக்கும் பேங்கில் DEBIT CARD கொடுத்து விடுகிறார்கள்.

அதனால் நீங்கள் பணம் எடுக்க பேங்கிற்கு செல்ல வேண்டிய அவசியமில்லை.
ATM சென்டருக்கு சென்று உங்கள் சேமிப்பு கணக்கில் பேலன்ஸ் பார்த்து பணம் எடுத்து கொள்ளலாம்.
ATMக்கு சென்றவுடன் நமது கணக்கில் எவ்வளவு பணம் இருப்பு இருக்கிறது என்பதை பார்க்க மினி ஸ்டேட்மெண்ட் எடுப்போம்.
அதன்பிறகே நமக்கு தேவையான பணத்தை பெறுவோம்.
ஒவ்வொரு முறை பணம் எடுக்கும்போதும் நாம் அந்த மினி ஸ்டேட்மெண்ட் சிலிப்பை பத்திரபடுத்தி கொள்வோம்.
ஆனால் அந்த சிலிப்பில் உள்ள எழுத்துக்கள் அடுத்தமுறை பார்க்கும்போது அழிந்திருக்கும்!

சமீபத்தில் நண்பர் ஒருவர் சென்ற வருடம் மாநகராட்சிக்கு சொத்துவரி கட்டிய ரசீதை ஜெராக்ஸ் எடுக்க பைலில் தேடினார்.
வெற்று பேப்பர் தான் இருந்தது!
காரணம் வழக்கமாக கார்பன் வைத்து பில் போடும் அதிகாரி கடந்த முறை கையடக்க கருவி மூலம் பில் போட்டு தந்தார்.
அந்த பில் ATM மினி ஸ்டேட்மெண்ட் அளவிற்கு தான் இருந்தது.

அதேபோன்ற கையடக்க கருவியின் மூலம் தான் மாநகராட்சி பேருந்துகளில் பயணச்சீட்டு தருகிறார்கள்.
சமீப காலமாக பிரபல கொரியர் நிறுவனங்கள் இது போன்ற கையடக்க கருவியில் நமது கையெழுத்தை பெற்று தபால்களை தருகிறார்கள்.
ஒரு சில பைனான்ஸ் கம்பெனிகாரர்கள் தினசரி பணம் வசூல் செய்து கையடக்க கருவி மூலம் தான் பில் தருகிறார்கள்.
ஏன் இன்னும் கொஞ்சம்நாள் போனால் மாத பணத்தை வசூல் செய்ய உங்கள் வீட்டு பால்காரர் , பேப்பர்காரர் , கேபிள் டிவிகாரர் என எல்லோரும் கையடக்க கருவியோடு பில் போட வந்தால் ஆச்சர்யப்பட தேவையில்லை.
இதேபோலத் தான் வியாபாரி ஒருவர் தான் கொள்முதல் செய்த வெளிமாநில பார்ட்டிகளுக்கு அவசரமாக
"சி" பாரம் தர வேண்டி இருந்தது.
அதற்காக அந்த பார்ட்டிகளிடம் கொள்முதல் செய்த பில்களை வணிகவரி அலுவலகத்தில் கொடுக்க ஜெராக்ஸ் எடுத்தார்.
தேவைப்பட்ட பில்களில் 2 பார்ட்டிகளின் சில பில்கள் பைலில் இல்லை.
அதனால் அந்த பார்ட்டிகளுக்கு போன் செய்து தொலைந்து போன பில் காபியை உடனடியாக FAX
( தொலைநகல் ) மூலம் அனுப்ப சொல்லியிருந்தார்.

கொரியர் தபால் மூலம் அனுப்பினால் தாமதமாகும் என்பதற்காகவும் பில்காபி உடனடியாக தேவை என்பதற்காகவும் தான் FAX அனுப்ப சொல்லியிருந்தார்.
ஒரு பார்ட்டி பில்காபியை FAX அனுப்பி இருந்தார்.
மற்றொரு பார்ட்டி பில்காபியை ஸ்கேன் செய்து மெயில் அட்டாசமெண்டாக மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பியிருந்தார்.
அவரிடம் FAX கருவி இருந்தது. அதனால் இது சாத்தியமானது.
இல்லாவிட்டால் அருகிலுள்ள PCO வின் FAX நம்பருக்கு பில்காபியை அனுப்ப சொல்ல வேண்டியிருக்கும்.
இதில் முக்கியமாக கவனிக்க வேண்டியது FAX காபி , ATM மினி ஸ்டேட்மெண்ட் மற்றும் கையடக்ககருவிகள் தரும் பில்கள் எல்லாம் என்றைக்கு பிரிண்ட் ஆகிறதோ அன்று மட்டும் தான் உபயோகபடுத்தும் அளவிற்கு பிரிண்ட்அவுட் இருக்கும்.
ஆகவே இதுபோன்ற பிரிண்ட்அவுட்களை உடனடியாக ஜெராக்ஸ் எடுத்து கொள்வது பிற்பாடு நமக்கு எப்போதும் உதவும்.
இல்லாவிட்டால் அந்த பிரிண்ட்அவுட் அழிந்து விரைவில் வெற்றுதாளாக மாறிவிடும்.

பேக்ஸ் தாளில் எடுக்கப்படும் பிரிண்ட்டில் உள்ள எழுத்துக்கள் சீக்கிரத்தில் மறைந்துவிடுவதால் நாம் நிரந்தர ரெக்கார்டாக பயன்படுத்த முடிவதில்லை என்பதே உண்மை!

எல்லாம் சரி.
Tally.ERP9 என்ற மென்பொருளுக்கும் இந்த பேக்ஸ் பிரிண்ட்அவுட்டிற்கும் என்ன சம்பந்தம் என்று கேட்கிறீர்களா..?
கட்டாயம் இருக்கிறது.
ஆம் இப்போது Tally.ERP9 மூலம் எந்த ஒரு ரிபோர்ட்டையும் நீங்கள்
PDF (Portable Document Format) ஆக மாற்றி கொள்ளலாம்..


>> தொடர்ச்சி அடுத்த பதிவில்..>>

டேலி பேசிக் டிப்ஸ்..

¤ பேசிக் டேலி டிப்ஸ் ¤

புதிதாக டேலி கோர்ஸ் படித்துவிட்டு வருபவர்கள் டேலியை பயன்படுத்தும்போது துவக்க காலத்தில் சில தவறுகள் செய்ய நேரிடும்.
தவறிற்கு காரணம் புரிந்து கொள்ளாதது அல்ல. தயக்கம் தான் அவர்கள் கவனத்தை திசை திருப்புகிறது.

உதாரணத்திற்கு புதிதாக டேலி கற்றவர் டேலியில் ஒரு கம்பெனியை

( CREATE ) துவக்குகிறார் என்று வைத்து கொள்வோம்.
இப்போது அந்த கம்பெனியின் முந்தைய வருட
( BALANCE SHEET ) பேலன்ஸ் சீட்டைப் பார்த்து ஒவ்வொரு பார்ட்டி லெட்ஜரையும் துவக்குவார்.
பார்ட்டி லெட்ஜெரை புதிதாக
( CREATE ) துவக்கும் போதே அந்த பார்ட்டியின் ஆரம்ப இருப்பையும்
( OPENING BALANCE ) என்ட்ரி செய்வார்.
இப்படி பேலன்ஸ் சீட்டைப் பார்த்து ஒவ்வொரு லெட்ஜராக துவக்கி கொண்டே வருவார்கள்.
குறிப்பிட்ட 2 லெட்ஜரை புதிதாக துவக்கும் போது தான் குழப்பி கொள்வார்கள்.

அந்த 2 லெட்ஜெர்கள் என்ன தெரியுமா...?

1 ) Cash in hand

2 ) Opening Stock

முதலில் Cash in hand என்ற லெட்ஜரில் என்ன பிரச்சினை என்று பார்ப்போம்.
அதற்கு முன் டேலியில் எத்தனை Pre Defined Ledgers இருக்கிறது என்று தெரியுமா..?
இரண்டு..

1 ) Cash

2 ) Profit & Loss

நீங்கள் புதிதாக டேலியில் ஒரு கம்பெனி துவக்கி
( CREATE ) விட்டு எந்த என்டிரியும்
( ENTRY ) போடாமல் Accounts infoவில் உள்ள Ledgersல் Displayவை அழுத்தி பாருங்கள்.

Cash மற்றும் Profit & loss என்ற 2 Ledgerகள் இருக்கும்.
நன்றாக நினைத்து பாருங்கள்.
நீங்கள் எந்த லெட்ஜரையும் துவக்கவில்லை.
ஆனால் 2 லெட்ஜர்கள் ஏற்கனவே துவங்கி உள்ளது.
இப்படி டேலியே முன்கூட்டியே துவக்கி கொள்ளும் LEDGERஐ தான் Predefined Ledgers என்று சொல்கிறோம்.
ஏற்கனவே Predefind Ledgerகள் இருப்பதால்
Cash in hand என்ற Ledgerஐ நீங்கள் துவக்க தேவையில்லை.
Accounts infoல் Ledgers சென்று Cash ledgerஐ எடிட் ( EDIT ) என்பதை கிளிக் செய்யுங்கள்.
இப்போது ஒபனிங் பேலன்சை என்டிரி செய்யுங்கள். எல்லாம் சரி..
இன்னும் சுலபமாக புரிந்து கொள்ள புதிதாக ஒரு வழி இருக்கிறது.

லெட்ஜர் துவக்கும்போது
Cash in hand என்பதற்கு பதிலாக Cash என்று லெட்ஜரை துவக்கி பாருங்கள்.
துவக்க முடியாது!
காரணம்
Duplicate entry என்று திரையில் தெரியும்.
Predefined ledgers பற்றி இப்போது புரிகிறதா..

அடுத்து
Opening Stock என்ற லெட்ஜரை துவக்குவதில் என்ன பிரச்சினை என்று பார்ப்போம்..

நீங்கள்
Opening stock என்ற லெட்ஜரை
stock in hand என்ற குரூப்பின்
( GROUP ) கீழ் துவக்கியிருப்பீர்கள்.
இப்போது
OPENING STOCK என்பதிற்கு பதிலாக STOCK என்ற பெயரில் லெட்ஜரை
STOCK IN HAND என்ற குரூப்பின் கீழ் துவக்கி அதில் பேலன்ஸ் சீட்டிலுள்ள
OPENING STOCKன் ஆரம்ப இருப்பை என்டிரி செய்யுங்கள்.
இப்போது
PROFIT & LOSSஐ ஓபன் செய்யுங்கள்.

Opening Stock மற்றும்
Closing Stock என இரண்டும்
Profit & Lossல் இருக்கும்.

இப்போது நீங்கள் கிரிக்கெட் மேட்ச்சில் வரும் ஒபனிங் பேட்ஸ்மேன் போல..
ஆகையால் தைரியமாக தயக்கமின்றி களம் இறங்குங்கள்.

Tally.ERP9இல் பிரிண்ட் வியூவை ஜும் செய்ய..

¤ Tally.ERP9இல் பிரிண்ட் செய்ய ¤

நாம் வழக்கமாக டேலியில் பிரிண்ட் எடுக்க என்ன செய்வோம்..
ALT+P என்ற சார்ட்கட் கீயை பயன்படுத்துவோம்.

டேலியில் DISPLAY MENU விற்கு சென்று ஏதாவது ஒரு பக்கத்தை ஒபன் செய்யுங்கள்.
இப்போது
ALT+P என்ற சார்ட் கீயை அழுத்துங்கள்.

இப்போது திரையின் நடுவில் பிரிண்ட் செய்ய வேண்டிய பக்கத்தின் மாதிரி பக்கம்
( PRINT PREVIEW ) தெரியும். சரி..

பிரிண்ட் பிரிவியூ வை முழு திரையில் பார்க்க என்ன செய்வீர்கள்..

MOUSE உதவியோடு ZOOM என்ற எழுத்தை கிளிக் செய்து சிறிய திரையில் இருக்கும்
PRINT PREVIEWஐ முழு திரைக்கு கொண்டு வருவீர்கள்.

MOUSEஐ பயன்படுத்தாமலே நீங்கள் பிரிண்ட் பிரிவியூ வை பெரிதாக்கி பார்க்க ஒரு சார்ட் கட் கீ இருக்கிறது..!

நீங்கள் பிரிண்ட் செய்ய
ALT+P ஐ அழுத்தியவுடன் சிறிதாக பிரிண்ட் வியூ தெரியும்.

இப்போது
ALT+Z என்ற சார்ட்கட் கீயை பயன்படுத்துங்கள்.

இப்போது
PRINT VIEW முழு திரையில் தெரியும்.

பிரிண்ட் பிரீவியூ பார்க்காமல் பிரிண்ட் செய்ய விரும்பினால் டேலியின் வலது ஓரத்தில்
NO PREVIEW என்ற எழுத்தை கிளிக் செய்யுங்கள்.






இந்த வலைப்பதிவை உலகின் எந்த நாட்டிலிருந்து படித்து கொண்டிருந்தாலும் உங்களுக்கு எனது உளங்கனிந்த "தீபாவளி " நல்வாழ்த்துகள்.

தொலைதூர கைகுலுக்கலுடன் K.ராஜா..

Tally.ERP9இல் COPY & PASTE வசதி.

¤ Tally.ERP9 ¤



Tally-யில் COPY & PASTE வசதி இருக்கிறதா?!
Tally உபயோகபடுத்துகிற யார்கிட்டேயாவது கேட்டு பாருங்க..
பெரும்பாலும் நிறைய பேர் இல்லை என்று தான் சொல்வார்கள்..!

ஆனால் WORD, EXCEL-ல் COPY & PASTE வசதி இருப்பது போல் Tally-யிலும் இருந்தா நல்லா இருக்கும்னு சொல்றீங்களா..OK.

MS WORD & EXCELலில் COPY & PASTE எப்படி பண்ணுவீங்க..?

COPY செய்வதற்கு CTRL+C என்ற ஷார்ட் கட் கீயையும்,
PASTE செய்வதற்கு CTRL+V என்ற ஷார்ட் கட் கீயையும் பயன்படுத்துவீர்கள்.

அப்ப Tallyயில் COPY & PASTE செய்ய ஷார்ட்கட் கீ என்னன்னு கேட்கிறீங்களா..?

Tallyயில் COPY செய்ய
CTRL + ALT + C
என்ற ஷார்ட் கட் கீயையும்,
PASTE செய்ய
CTRL + ALT + V
என்ற ஷார்ட் கட் கீயையும் பயன்படுத்துங்கள்.

Tallyயில் இருந்து பார்ட்டி பெயரையும்,
ஏன் எழுத்துக்களையும் எண்களையும் கூட COPY செய்து
WORD & EXCELலில் PASTE செய்யலாம்.


உதாரணத்திற்கு DISPLAY MENUவிற்கு சென்று ஏதாவது வவுச்சரை ஓபன் செய்யுங்கள்..

அந்த வவுச்சரில் கடைசியாக உள்ள NARRATION BOXஇல் உள்ள எழுத்துகளை
(TEXT ஐ)
CTRL + ALT + C
என்ற ஷார்ட் கட் கீயை பயன்படுத்தி COPY செய்யுங்கள்.

இப்போது
CTRL + ALT + V
என்ற ஷார்ட் கட் கீயை பயன்படுத்தி
MS WORDஇல் PASTE செய்யுங்கள்.




¤ டேலி டிப்ஸ் ¤



பொதுவாக SHORTCUT KEYS என்பது சுருக்கு விசை என அழைக்கப்படுகிறது.
மவுசை ( MOUSE ) தொடாமலேயே KEY BOARD
(விசைப்பலகை) மூலமாகவே வேகமாக என்ட்ரி செய்ய உதவுவதே ஷார்ட் கட் கீ ஆகும்.
ஷார்ட் கட் கீயை பயன்படுத்துவதன் மூலம் என்டிரிகளை வேகமாக பதிவு செய்வதால் நிறைய நேரம் மிச்சமாகும்.











[ இந்த டேலி தளத்திற்கு வருகை தந்து படித்த, ஓட்டளித்த அனைவருக்கும் நன்றி! நன்றி!!

இடுகை பற்றிய தங்களின் எண்ணக் கருத்துக்களை,
ஓரிரு வரியாயினும் பின்னூட்டத்தில் தெரிவித்தால்,
தளம் மற்றும் இடுகை பற்றிய சுய மதிப்பீடு அறிய உதவும். ]